給与計算をアウトソーシングし、 人事労務部門の課題である 属人化リスクと人手不足を解消 DX化や業務改善にも貢献

以前から、給与計算など労務・経理業務における属人化リスクについては懸念していました。1人の給与担当スタッフに任せていたので、業務がブラックボックス化し、現状のプロセスが効率的かどうかもわからなかったのです。そんな中、担当スタッフの退職によって、いよいよお手上げ状態に。後任者もいないため、以前からお付き合いのあったNTT西日本株式会社に「アウトソーシングできないか」と相談を持ち掛けました。

ご相談を受けてご紹介したのが、ビジネスソリューション事業やアウトソーシング事業を多岐にわたって展開するNTTマーケティングアクトProCXです。早速お打ち合わせに伺い、課題解決に向けて取り組みを進めていきました。

私たちNTTマーケティングアクトProCXのバックオフィス事業は、NTT西日本グループ会社の従業員約3万3,000人の給与計算業務を長年にわたって請け負ってきた組織がルーツとしてあります。そのノウハウを広く一般のお客様に提供するためにできた組織であり、クライアント様の各種規程や運用方法を理解した上で、正確な処理を行えるのが私たちの強みです。さらに、クライアント様のシステムをそのままご利用いただけることと、ご要望に応じてオーダーメイド型のアウトソーシングができることも大きな利点です。こうした知見を生かし、神戸トヨペット様のご相談にお応えしたいと思いました。

2024年7月ごろにお話をさせていただいた当初は、給与計算をアウトソーシングしたいというご要望でしたが、給与計算のアウトソーシングには半年近い準備期間が必要になり、導入には時間がかかります。数カ月後の秋には年末調整が控えていることがわかっていたため、まずは先行して準備時間が短い「年末調整業務アウトソーシング」をご導入いただき、迫りくる繁忙期のご負担を軽減しながら「給与計算アウトソーシング」の導入準備も両輪で進めることをご提案いたしました。当提案をご承諾いただき、2024年9～10月に「年末調整業務アウトソーシング」を準備し、同年10月から運用をスタートしました。

私たちにとっては、まさに渡りに船。これまで弊社では年末調整の時期になると、社内各店舗から必要書類をまとめて送ってもらい、人事労務部門のスタッフが回収した用紙を整理し、データを入力するという作業を行っていました。各店舗にとっても、未提出の従業員に何度も催促し、書類をひとまとめにして本社に送らなければならないという作業は、大きな負担になっていました。こうした業務が電子化され、かつ運用を代行していただけるので、本社の人事労務スタッフはもちろん、各店舗の負担も軽減されました。

これまでは人事労務部門総出で申告内容の入力作業を行っていましたが、同時期には健康診断などの手続き業務もあり、負担が大きかった状況でした。その業務がなくなるとあって、現場は大盛り上がりでしたね（笑）。

紙による申請の場合は誤記入も多く、入力時に精査するのも大変でした。それが電子化により、書類を整理する必要がなくなったことも、負担軽減につながりました。

従業員の皆様は、必要書類をスマートフォンで撮影し、弊社サービスにアップロードするだけで申告が完了します。その画像をもとに、NTTマーケティングアクトProCXの専門スタッフが年末調整業務を行いますが、確認は複数回にわたって行いますので、入力ミスもほぼありません。これまでとは申告フローが変更になるため、初年度は従業員の皆様から人事労務部門へのお問い合わせが増えるかもしれませんが、2年目以降はよりスムーズにご利用いただけます。

「給与計算アウトソーシング」はクライアント様の課題やご要望に合わせて提案するオーダーメイド型のサービスです。そこで、まずは神戸トヨペット様の課題を詳細にヒアリングさせていただきました。その上で、利用するシステムはどのようにするか、毎月の給与計算を代行するだけでよいのか、賞与計算や住民税に関わる処理も必要か、それぞれの業務の運用方法や役割分担について、擦り合わせをさせていただきました。

擦り合わせの結果、給与計算に使用するシステムは神戸トヨペット様の既存システムを使用し、明細書配信システムについては、紙の発行が残っていたインセンティブ明細書もＤＸ化するために、弊社のシステムを導入するという、ハイブリッドスタイルを採用していただきました。ご契約後の準備期間では、詳細な業務把握と取り決めした大枠に基づく詳細な運用方法の構築を、時間をかけて実施いたしました。

神戸トヨペットでは、毎月の給与の他に、車両販売の台数や保険の契約数などに応じてインセンティブを支給しています。各部署からさまざまなインセンティブが加算され、それを取りまとめて総支給額を算出するのですが、部署によって期日も違います。こうした集計業務も整理していただき、大変助かりました。

以前は、給与計算業務をアウトソーシングするにしても、どう進めていけばいいのかまったく理解出来ておりませんでした。NTTマーケティングアクトProCXは、導入に伴う課題やタスクも整理いただき、進め方もリードしていただきました。
何度も打ち合わせを重ね、時にはシステム画面のデモンストレーションもしていただきながらお話を進めたため、安心して導入できました。

外部から当社のシステムにアクセスするわけですから、情報セキュリティに課題はありました。軽々しく依頼できる領域ではないからこそ、信頼性の高いNTT西日本グループにお任せすることにしました。

トヨタ自動車株式会社では、情報セキュリティ基本方針を定めています。正規販売店である神戸トヨペットもこの方針に準じ、クローズドな環境下で機密性を確保した上で業務を行っていただいております。

まず、給与計算のミスが減りました。お恥ずかしい話、以前は誤入力が多かった状態でした。それが、アウトソーシングによってミスがなくなり、従業員の安心感にもつながりました。

また、単に業務を代行していただくだけでなく、業務改善につながるご提案もしていただける点に大きな魅力を感じています。その上、業務プロセスの改善から前任スタッフが作成したExcelツールの見直しまで、幅広くサポートしていただき、とても助かっています。

NTTマーケティングアクトProCXでは、さまざまなクライアント様の業務やシステムに携わっています。そのため、「こうした方が効率化できるのでは」という気付きも多いのだと思います。業務を見直して「これは？」と思った点はきちんとお伝えし、クライアント様の業務改善につなげていただいております。

中でもExcel業務は、どの企業様においても属人化しやすい領域です。ご担当者様が扱いやすいよう独自のカスタマイズを施すため、マニュアルもなく、その方が退職してしまえばノウハウを引き継ぐこともできません。そういった複雑なExcelツールの解読のご相談にもお応えしています。

当社の既存システムを使いながら業務をアウトソーシングできる点と、業務改善につなげていただける点に大きな魅力を感じて導入しましたが、現場の負担が軽減され、大きな効果を感じています。

人事労務部門では、これまで労務管理に多くの時間を費やしてきました。これらの業務をアウトソーシングすることで、本来の仕事である現場や人に寄り添う時間がようやくできたと感じています。各店舗に足を運び、現場がどのような問題を抱えているのかを把握でき、より良い環境づくりに注力できるようになりました。

これまで私は社会保険に関する業務を中心に担当していました。そこに給与計算の業務が降りかかって困っていましたが、アウトソーシングすることで、新たな仕事をする時間を増やすことができました。私は入社5年目ですが、実を言えばこれまで各店舗に訪れる機会がありませんでした。アウトソーシングを機に、人事労務スタッフとして店舗の従業員と直に接する機会を得られて、本当にありがたく思っています。

全国のトヨタディーラーが集まる定例会では人事労務に関する情報交換も行っていますが、どこも属人化リスクなどの悩みを抱えていると聞いています。こうしたディーラーの負担を軽減するためにも、「給与計算アウトソーシング」や「年末調整業務アウトソーシング」などを横展開できないか、アドバイスしていきたいと思います。

どの企業でも人事労務はクローズドな領域で、アウトソーシングするのは勇気が要ると思いますが、少しでも早くチャレンジすることをおすすめします。神戸トヨペットの人事労務部門のテーマは、“属人化リスク”からの脱却です。少子高齢化が進むこれからの時代、人材確保はますます難しくなっていくでしょう。こうした時代においては、アウトソーシングの活用は危機管理としてこれまで以上に重要になるのではないでしょうか。

今後は、毎年のように変わる法令への対応や、なかなか手が回っていない就業規則の改定などにも着手しなければなりません。こちらについてもNTTマーケティングアクトProCXのお力をお借りできたらと思います。